Die richtige Art der Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor, um Mitarbeitergespräche zielorientiert und erfolgreich führen zu können. Dabei kommt es im wesentlichen auf einen systematischen Kommunikations-Ansatz an.
Alle relevanten Fragen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft sind situationsspezifisch so zu erfassen, dass sich für beide Parteien Lösungswege und Optimierungen ergeben, die für die einzelnen Beteiligten erkennbar und im gesamten Bereich skalierbar sind. Die Förderung des Mitarbeiters durch eine Führungskraft beinhaltet sowohl die persönliche Weiterentwicklung als auch das Erreichen der innerbetrieblichen Zielvorgaben eines Unternehmens. Wichtigste Voraussetzung hierbei ist die exakte Vorbereitung des Gesprächs.
Worauf kommt es bei einem Mitarbeitergespräch an?
Als Führungskraft kommunizieren man täglich mit seinen Mitarbeitern – bewusst und unbewusst. Man tritt ihnen morgens auf dem Parkplatz gegenüber, im Fahrstuhl, beim Meeting oder bei Team- und bei Einzelbesprechungen. Jede dieser Begegnungen prägt das Verhältnis, ist Teil der Unternehmenskultur und beeinflusst letztlich auch die Performance. Personalgespräche allerdings unterscheiden sich von diesen täglichen Begegnungen und dem Alltagsgeschäft. Sie sollten in regelmäßigen Abständen stattfinden und Raum für Feedback, Förderung und Bindung bieten.
Welche Ziele und Inhalte umfasst ein Mitarbeitergespräch
Der Inhalt eines Gespräches richtet sich nach dessen Anlass. Um erfolgreich ein Mitarbeitergespräch zu führen, sollten man jeweils genau klassifizieren: Handelt es sich um das quartalsweise zu führende Personalgespräch oder geht es um einen aktuellen Anlass? Ist nach längerer Krankheit ein Krankenrückkehrgespräch zu führen? Geht es um ein Feedbackgespräch zu einem Projekt? Soll eine individuelle Weiterbildung ausgewertet werden oder ist ein Konflikt zu klären? Nach Inhalt und Ziel bestimmen sich Wertigkeit, Struktur, Vorbereitung und Ort des Gesprächs.
Zu welchen Anlässen Personalgespräche führen?
Neben unterschiedlichen Anlässen, die sich aus persönlichen sowie innerbetrieblichen Abläufen ergeben, sollte in der Regel einmal pro Quartal ein reguläres Mitarbeitergespräch geführt werden, um seine volle Effizienz entfalten zu können. Ziel dieses Gesprächs ist die Mitarbeiterentwicklung.
Seine Regelmäßigkeit bietet dabei für alle eine gute Basis, um Vertrauen zu schaffen und Bindungen zu vertiefen. Bei einem solchen Termin definiert man zusammen Ziele und Meilensteine, kann Herausforderungen rechtzeitig erkennen und gemeinsam Lösungen finden. Mit einem zeitlich überschaubaren Turnus erreichen man als Führungskraft, dass Entwicklungen und Lernerfolge erkannt und regelmäßig gewürdigt werden. Sie verbessern das Betriebsklima, behalten die Übersicht und schaffen Anreize durch Aufmerksamkeit.
Systematisierung für Transparenz und wirksames Feedback
Standardisierungen tragen zu einem besseren Verständnis bei Führungskräften und Mitarbeitern bei. Sie ermöglichen eine bessere Darstellung von Leistungen, Zielen und Vereinbarungen. Durch das Erstellen von Feedback-Formularen erleichtert sich außerdem zusätzlich die Arbeit. Um erfolgreich ein Mitarbeitergespräch als Führungskraft zu führen, kann man sich bereits bei der Vorbereitung an der Systematisierung orientieren.
Gleichzeitig ist es möglich, Terminvereinbarungen rechtzeitig automatisch an alle Mitarbeiter zu versenden. Diese Formen der Automatisierung und systematischen Leistungserfassung haben neben der Transparenz viele weitere Vorteile. Dazu gehören:
- Schnelles Erfassen einer Auswertung und Erstellen des Gesamtbildes
- Rasches Erkennen von Herausforderungen vom Einzelnen bis zur gesamten Abteilung
- Allseitige Verbindlichkeit und stressmindernde Vorausschau
- Zeitgewinn
So kann man seinen Fokus im Mitarbeitergespräch auf den Ablauf legen und sich auf die individuelle Situation konzentrieren.
Systematisierung für Transparenz und wirksames Feedback
Um ein Personalgespräch als Führungskraft zu führen, bedarf es einer exakten Vorbereitung. Arbeitet man bereits mit standardisiertem Material, so kann man sich daran orientieren. Aufgabe der HR ist es, Strukturen zu schaffen, die sowohl dem Management als auch den mittleren Führungskräften und den Mitarbeitern effizient dienen.
Während das Management Skalierungen benötigt, ist es für Teamleiter und Mitarbeiter wichtig, die Zielvorgaben und Leistungen abzugleichen. So berücksichtigt man bei einer guten inhaltlichen Vorbereitung Positives und erfasst zeitgleich Negatives wie Leistungsmängel oder häufige Fehlzeiten. Man setzt den Fokus auf Ziele und Motivation. Wichtig ist es dabei immer, sich als systemische Einheit zu begreifen und keine Fronten aufzubauen. Bewertungen sollten immer objektiv, sachbezogen und nachvollziehbar sein. Standardisierung kann hier wichtige Unterstützung bieten. Eine Checkliste hilft bei der konkreten Vorbereitung:
Vorbereitung von der Organisation bis zum Inhalt
Organisatorisch sind folge drei Punkte wichtig:
- Die rechtzeitige Einladung der Mitarbeiter in Verbindung mit entsprechenden Informationen zu den Inhalten des Gesprächs ermöglichen eine beidseitig gute Vorbereitung und minimieren den Stress. Sinnvoll kann es sein, hier bereits einen standardisierten Fragebogen, ein Feedback-Formular oder einen Bogen zur Selbstbewertung mit zusenden. Je nach Aufgabenbereich und Vorbereitungszeit auf beiden Seiten sollte die Einladung etwa drei Wochen vor dem Termin per E-Mail geschickt und bestätigt werden.
- Für ein Mitarbeitergespräch sollte man ausreichend Zeit für jeden Mitarbeiter einplanen. Bei einem Jahresgespräch können das je nach Arbeitsgebiet auch einmal 60 Minuten für ein Gespräch anfallen.
Allerdings ist in diesem Zusammenhang unbedingt darauf zu achten, dass alle Maßnahmen dem Datenschutzgesetz sowie dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz entsprechen.
Inhaltlich legt man fest …
- … welche Themen zu besprechen sind und unterlegt diese mit individuellen Beispielen, um konkret argumentieren zu können (häufiges Zu-spät-Kommen, Fehlzeiten, inhaltliche Herausforderungen innerhalb von Projekten usw.).
- … welche Zielsetzungen konkret im Gespräch vereinbart werden sollen (eventuell mit Meilensteinen).
- … welche Stärken der Mitarbeiter hat und was an bereits Erreichtem hervorzuheben ist.
- … ob persönliche Herausforderungen privater Art (Familie, Gesundheit) anzusprechen und bei der Bewertung zu beachten sind.
- … welche Strategien anzuwenden sind, wenn es zu Konfrontationen kommen sollte. Zum Beispiel kann man sich vorab mental auf das Gespräch einstellen, indem man vergangene Gespräche mit dem Mitarbeiter Revue passieren lässt und das Verhältnis insgesamt evaluiert.
Allerdings ist in diesem Zusammenhang unbedingt darauf zu achten, dass alle Maßnahmen dem Datenschutzgesetz sowie dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz entsprechen.
Ablauf eines Personalgesprächs
- Man sorgt vorab für eine angenehme, konzentrierte Gesprächsatmosphäre in einem gut belüfteten, sauberen Raum. zudem sollte man darauf achten, dass Störungen (auch durchs Handy) unterbleiben.
- Der Gesprächsführer übernimmt zu Beginn die Führung und definiert seine Ziele und Inhalte.
- Man lässt den Mitarbeiter erzählen und hört aktiv zu, um das Wesentliche zu notieren.
- Abschließend fasst man das Gesagte kurz zusammen, legt die gemeinsam vereinbarten Ziele schriftlich fest und gibt einen Ausblick mit den beiderseitigen Erwartungen. Wichtig dabei ist die Motivation des Mitarbeiters und ein Ergebnis auf gemeinsamer Ebene.
Nachbearbeitung eines Mitarbeitergesprächs
Als Personalmitarbeiter nimmt man sich für jeden einzelnen Mitarbeiter ausreichend Zeit hinsichtlich der individuellen Nachbereitung eines Gesprächs. Zudem zieht man dazu auch das Protokoll zu Hilfe. Man schätzt das Gespräch für sich ein und überlegt, was man perspektivisch besser gestalten könnte und notiert, wie man den Mitarbeiter bei der Umsetzung des Vereinbarten unterstützen könnte.
Leitfaden für Mitarbeitergespräche
Eine vorgegebene Struktur im Mitarbeitergespräch vereinfacht das Erreichen von Ergebnissen auf beiden Seiten. Die Übernahme der Gesprächsführung bedeutet nicht, dass man hauptsächlich redet, doch mit Fragen und Impulsen lenkt man das Gespräch.
Im Idealfall richtet man den Leitfaden nach dem Anlass und den Zielen des Gesprächs aus. Schon bei der Begrüßung schafft es eine positive Atmosphäre wenn man sich nach dem Befinden des Mitarbeiters erkundigt. Danach baut man dann seine Fragen auf und setzt beim aktiven Zuhören Akzente. Um zu Vereinbarungen zu kommen, fasst man das Besprochene kurz zusammen. Während des gesamten Gespräches sollte man darauf achten, nicht zum Ankläger zu werden, sondern immer lösungsorientiert aufzutreten. Am Ende fasst man das Ergebnis des Gesprächs mit einer Zielsetzung zusammen und gibt dem Mitarbeiter einen Motivationsschub mit auf den Weg.
Fünf Herausforderungen bei Personalgesprächen
Wichtig ist es seine Chancen in Einzelgesprächen mit Mitarbeitern zu nutzen. Sie bieten einem die Möglichkeit zu gezielter Wertschätzung und Motivation. Unternehmen können dadurch Ressourcen mobilisieren, eine höhere Arbeitszufriedenheit und mehr Engagement erzielen und wertvolle Arbeitskräfte an Ihre Firma binden.
- Spontan diktierte Termine und Zeitdruck:
Mit Einladungen zeigt man Respekt und Wertschätzung. Gut geplante Gespräche bringen bessere Ergebnisse. - Ohne Vorbereitung keine Effizienz:
Unvorbereitet wirket man unprofessionell und erreicht weder eine Leistungserhebung noch kann man eine Zielsetzung festlegen. - Vorwürfe statt Lösungen:
Gerade Kritik sollte nicht unspezifisch im Raum stehen. Es geht um Leistungssteigerung und Verbesserung; das erreicht man durch Motivation und gemeinsam entwickelte Lösungsansätze. - Gemeinsam Zielsetzungen vereinbaren:
Anstelle von diktierten Zielen ist es sinnvoller gemeinsam Ziele festzulegen. - Der Weg zum Ziel:
Anstelle von Druck aus zu üben, sollte man Führungsstärke zeigen. Ausgearbeitete Perspektiven wie beispielsweise weitere Karrierechancen oder ein höheres Gehalt sind in einem solchen Fall sehr sinnvoll.
Fazit
Mitarbeitergespräche sind eine Chance zum Dialog. Es lohnt sich, die Frage „Wie führt man ein Mitarbeitergespräch?“ ernstzunehmen. Mithilfe von Mitarbeitergesprächen steht einem ein wirksames Instrument zur Mitarbeiterführung zur Seite, wodurch man das Betriebsklima verbessern, Arbeitsabläufe effizienter gestalten und ihre Zielsetzungen optimieren kann.
